Si tiene algún evento corporativo próximamente -una fiesta, un retiro de empleados o un banquete de agradecimiento a los clientes- hay un sinfín de detalles que requieren su atención. Una de las decisiones que debe tomar lo antes posible es la de decidir el lugar donde se celebrará el evento. La elección del lugar adecuado para el evento empresarial tendrá una gran repercusión en el éxito general de la ocasión.
Si está planeando un evento para su empresa, lo primero que hay que determinar es dónde se celebrará. No todos los lugares de celebración son adecuados para un evento empresarial. El lugar de celebración debe adaptarse al número de invitados, ofrecer opciones de menú y/o catering, estar en una ubicación conveniente y ofrecer otras comodidades que desee para sus invitados o para las funciones de su empresa en el evento. Dado que se trata de un evento corporativo, el lugar de celebración también debe ofrecer un entorno profesional que encaje con la marca de su empresa.
Estos son algunos consejos que le ayudarán a elegir el lugar perfecto para su evento corporativo:
Ubicación conveniente
Es muy importante buscar un lugar céntrico como la finca del Grupo Monico. Si sus invitados vienen de varios lugares, querrá que el lugar sea fácilmente accesible. Una ubicación que esté cerca de las principales autopistas y carreteras facilitará el acceso a sus invitados. Si su evento es voluntario, más personas asistirán si es conveniente para ellos llegar.
Tamaño del lugar de celebración
Por supuesto, antes de finalizar su evento corporativo, hay que tener en cuenta el tamaño del espacio. Aunque la mayoría de la gente se da cuenta de que el lugar debe tener capacidad para albergar al número de invitados previsto, muchos organizadores olvidan que algunos lugares son demasiado grandes. No querrá que el espacio de su evento parezca demasiado vacío si sólo espera una cuarta parte de su capacidad. Esto puede hacer que su evento parezca infructuoso, simplemente por acogerlo en un espacio demasiado grande. Además, considere todos los demás aspectos de las actividades de su evento. ¿Necesitas un espacio para que la gente se prepare o se cambie de ropa? ¿Tendrá invitados especiales que necesiten un espacio privado para prepararse para la presentación? Si la gente va a viajar lejos, ¿ofrece el lugar alojamiento para pasar la noche?
Aparcamiento
Ten en cuenta la disponibilidad de aparcamiento en el lugar que estás considerando. Si el lugar no dispone de un aparcamiento adecuado, tendrás un lío de aparcamiento en tus manos. Las quejas llegarán incluso antes de que comience el evento. Busque un lugar que tenga un amplio espacio para que el número de invitados que espera pueda aparcar sus vehículos con la mayor facilidad y comodidad. Si el lugar es perfecto, pero carece de aparcamiento, comprueba si puedes reservar una zona de aparcamiento cercana. Ofrezca un servicio de transporte para que los asistentes no tengan que recorrer grandes distancias, o considere la posibilidad de utilizar el servicio de aparcacoches.
Opciones de comida, bebida y catering
Determina si el lugar de celebración puede encargarse de la comida y las bebidas, o si necesitas contratar un servicio de catering externo. Si el lugar de celebración ofrece servicio de comida y bebida, pregunta por los requisitos mínimos de gasto. Si vas a tener que llevar un servicio de catering, averigua de qué manera pueden satisfacer las necesidades del mismo. ¿Hay cocina, nevera y otras instalaciones para el servicio de comidas, hay una zona de carga y aparcamiento separada para el servicio de comidas, y cómo puede el lugar ayudar a tu servicio de comidas a dar lo mejor de sí mismo?
Logística
Hay muchos aspectos logísticos que intervienen en la organización de un evento corporativo. A la hora de encontrar el lugar perfecto, hay que pensar en cómo puede ayudarle el lugar con los detalles. Comprueba si el lugar ofrece mesas, sillas, mantelería y vajilla. ¿Disponen de un moderno equipo de audio y sonido en el lugar? ¿Estos elementos están incluidos o son de alquiler adicional? Si tienes que alquilar todos los aspectos de la celebración de tu evento, los costes aumentarán considerablemente.
Sea consciente de los límites y las políticas
La mayoría de los lugares de celebración de eventos tienen límites en cuanto a las horas de inicio y finalización, los horarios del servicio de comidas y del bar, el uso y el volumen de la música y otros equipos de audio, y las restricciones de decoración y diseño. Pregunte sobre estos aspectos de su evento desde el principio para evitar decepciones o situaciones embarazosas más adelante durante su fiesta.
Deje que el lugar le ayude
Los locales profesionales para eventos hacen este tipo de cosas todo el tiempo. Por lo tanto, conocen a proveedores locales de calidad para satisfacer sus otras necesidades. Pregunta a tu anfitrión por referencias de mantelería, catering, fotógrafos, servicios de sonido/DJ y otras necesidades de montaje que puedas tener. Ellos quieren que su evento se desarrolle con la misma facilidad y éxito que usted, así que no dude en preguntarles.
Busca algo único
Olvídese del centro de banquetes anticuado o del salón de eventos sin ventanas. Aléjese de la sala lateral del bar deportivo local. Busque un establecimiento nuevo en la zona que esté tratando de crear clientela. Considere espacios para eventos poco tradicionales, como graneros, instalaciones educativas locales y lugares históricos. Ofrezca a sus invitados algo que recuerden y que les haga hablar de su evento cuando éste termine.
